Prometer e cumprir. Este é o comportamento esperado em qualquer relacionamento.  Honrar nosso compromisso, seja ele, qualquer que seja.

No entanto, devido a vários motivos,  por vezes, não conseguimos honrar nossos compromissos. Aceitar isso é frustrante, mas o primeiro passo para conseguirmos lidar com isso e evitá-los no futuro.

A atitude que irá nos diferenciar dos demais players do mercado é a forma como agiremos diante destes possíveis atrasos na entrega dos serviços.

Atrasamos. O prazo de entrega já passou. Devemos nos fingir de morto?

Ok… o prazo já era! Não conseguimos nos antecipar e renegociar o prazo com o cliente. Agora vem a pergunta: “fingir de morto ou encarar de frente?” Precisamos e devemos encarar de frente e entrar em contato com o cliente o mais rápido possível, para dar uma satisfação e fazer a renegociação do prazo.

Como vamos abordar o cliente

O primeiro passo neste momento, é ser o mais honesto e transparente possível. Na verdade, não existe muitos argumentos que tentem justificar um prazo não cumprido. O único que me vem a mente neste momento, é que não fomos competentes o suficiente para honrar o que foi acordado. 

Como encararemos a frustração do cliente

Acredito que uma forma de tentarmos diminuir a frustração do cliente é mostrar que estaremos empenhados para resolver o problema o mais rápido possível, visto que ele já aguardou o prazo inicialmente acordado. 

O atraso é inevitável. Em que momento avisar o cliente? Antes ou depois do atraso?

Se o atraso é inevitável e já temos consciência que não conseguiremos honrar o prazo. Devemos entrar em contato assim que esta situação foi detectada.

Sempre é mais fácil antecipar a situação do que tentar remediar, depois que já ocorreu. 

O que vamos fazer para evitar possíveis erros deste tipo no futuro?

Conflito já resolvido, prazo renegociado. Agora precisamos identificar os motivos pelos quais o atraso ocorreu ou iria ocorrer e criar ações que minimizem o risco do atraso ocorrer pelo mesmo motivo.

Quem vai fazer este processo acontecer?

Em caso de algum serviço atrasado ou em caso de entrega programada que irá atrasar, o responsável pelo ticket no Movidesk deve entrar em ação, utilizando o que foi discutido neste artigo.

Fonte: http://portal.inovaclick.com.br/atraso-para-entrega-de-servicos-prometidos-como-proceder/